Comment créer des messages programmés et les envoyer automatiquement aux voyageurs ?

Pour gagner du temps dans votre activité d'hôte et vous assurer que les voyageurs ont toutes les informations dont ils ont besoin pour l'arrivée, le départ et l'utilisation de vos équipements, vous pouvez programmer des messages dont l'envoi est automatiquement déclenché par des événements tels qu'une nouvelle réservation, une arrivée ou un départ.

Les modèles peuvent être personnalisés à l'aide de codes raccourcis : il s'agit d'éléments de texte remplis automatiquement, que vous pouvez choisir d'utiliser pour indiquer le nom du voyageur, la réservation ou les informations de l'annonce. Vous pouvez accéder à ces codes raccourcis sur un menu déroulant lorsque vous rédigez un message. Pour chaque code raccourci, vous devrez également indiquer les informations correspondantes dans les informations de l'annonce. Si ces éléments sont vides, le code raccourci affichera la mention « non disponible » dans le message.

Messages programmés

Voici quelques exemples fréquents d'utilisation des messages programmés et des codes raccourcis (indiqués en gras) :

Envoyer un message de remerciement juste après une réservation.

• Bonjour prénom du voyageur, merci d'avoir confirmé votre réservation.
• J'ai hâte de vous accueillir le date d'arrivée à partir de heure d'arrivée, l'heure d'arrivée convenue.
• Voici un rappel du règlement intérieur : règlement intérieur.

Envoyer un rappel concernant l'arrivée quelques jours avant le début du voyage

• L'adresse du logement est adresse et voici les indications d'accès : indications d'accès.
• Le nom du réseau wifi est nom du réseau wifi et voici le mot de passe : mot de passe du wifi.
• Si vous avez besoin de conseils sur ville, n'hésitez pas à me contacter.

Envoyer un rappel en début de journée, la veille du départ

• Rappel : votre départ est prévu demain, le date de départ, avant heure de départ.
• Si besoin, voici votre code de confirmation : code de confirmation.

Codes courts

Voici la liste complète des codes courts :

• Prénom du voyageur
• Nom du voyageur
• Numéro de téléphone du voyageur
• Date d'arrivée
• Heure d'arrivée
• Date de départ
• Heure de départ
• Prix total du voyage
• Prix moyen par nuit
• Frais de ménage
• Nom de l'annonce
• Adresse du logement
• Ville de l'annonce
• Nom du wifi
• Mot de passe du wifi
• Code de confirmation
• Itinéraire
• Instructions d'arrivée
• Règlement intérieur
• Manuel de la maison
• Guide
• Déplacements
• Accès des voyageurs
• Échanges avec les voyageurs
• Ville du voyageur
• Pays du voyageur
• Quartier
• Nombre de voyageurs
• Nombre de nuits
• Nombre de salles de bain
• Nombre de chambres
• Nombre de lits
• Prénom de l'hôte principal
• Nom de famille de l'hôte principal

Vous pouvez toujours décider d'ignorer un envoi, de personnaliser des messages ou de les envoyer à l'avance. Vous avez accès à une chronologie complète de tous les messages pour chaque réservation.

Si vous préférez ne pas envoyer ces modèles automatiquement, mais plutôt manuellement, découvrez plus d'informations sur les réponses rapides.

Pour créer un message programmé

1. Accédez à vos messages hôte.
2. Ouvrez le menu déroulant sur la gauche.
3. Sélectionnez Messages programmés.
4. Cliquez ou appuyez sur + Nouveau message.
5. Saisissez un nom pour identifier ce modèle (il ne sera pas visible par les voyageurs).
6. Rédigez votre message et ajoutez des codes courts (par exemple : prénom du voyageur).
7. Cliquez ou appuyez sur la langue de votre message pour la configurer. Celle-ci détermine la langue de traduction de vos codes courts.
8. Sélectionnez les annonces sur lesquelles vous souhaitez utiliser ce message. Il sera envoyé aussi bien pour les réservations en cours qu'a venir.
9. Sélectionnez l'événement qui déclenchera automatiquement l'envoi du message : la confirmation de la réservation, l'arrivée ou le départ.
10. Sélectionnez le délai d'envoi du message avant ou après l'événement déclencheur. Les messages seront envoyés selon le fuseau horaire de l'annonce.
11. Sélectionnez Enregistrer.

REMARQUE : les messages programmés ne seront pas envoyés pour les réservations de dernière minute ou les réservations de séjours courte durée, lorsque le délai avant l'envoi du message dépasse celui entre la réservation et le début du séjour.

• Si un déclenchement est prévu 2 jours avant le départ mais que le séjour dure seulement 1 ou 2 jours, le message programmé sera ignoré.
• Si un déclenchement est prévu 1 jour avant l'arrivée mais que la réservation a été effectuée à la dernière minute la veille, le message programmé sera ignoré.

Pour modifier un message programmé

1. Accédez à vos messages hôte.
2. Ouvrez le menu déroulant sur la gauche.
3. Sélectionnez Messages programmés.
4. Sélectionnez le message à modifier.

Pour accéder à une chronologie complète des messages pour un voyageur en particulier

La liste de la totalité des messages envoyés et à venir pour un voyageur donné est toujours accessible. Pour la consulter, ouvrez le fil de discussion du voyageur, puis accédez à la boîte de dialogue des messages programmés.

1. Accédez à vos messages hôte.
2. Ouvrez un fil de discussion avec un voyageur.
3. Sélectionnez l'icône des messages programmés avec l'horloge, située à côté du champ de saisie du message.

Une liste apparaîtra avec tous les messages programmés ayant été envoyés ou ignorés, ainsi que les messages n'ayant pas encore été envoyés. Si un voyageur a plusieurs réservations, l'affichage de la chronologie de chacune d'entre elles peut être réduit.

Pour ignorer un message programmé, l'envoyer à l'avance ou en modifier le contenu avant qu'il ne soit envoyé

1. Accédez à vos messages hôte.
2. Ouvrez un fil de discussion avec un voyageur.
3. Sélectionnez l'icône des messages programmés, située à côté du champ de saisie du message.
4. Sur le message concerné, sélectionnez Ignorer, Envoyer maintenant ou sélectionnez le message pour en modifier le contenu. Les modifications apportées au message sur cette page ne concernent que cette version du message pour ce voyageur, et non le modèle.

Pour supprimer un message programmé d'une annonce

1. Accédez à vos messages hôte.
2. Ouvrez le menu déroulant sur la gauche.
3. Sélectionnez Messages programmés.
4. Sélectionnez le modèle, faites défiler la page jusqu'au sélecteur d'annonce, ouvrez-le et décochez l'annonce concernée pour supprimer tous les messages programmés n'ayant pas encore été envoyés.
5. Pour désactiver un modèle, retirez toutes les annonces de ce modèle.

Pour supprimer un message programmé pour toutes les annonces

1. Accédez à vos messages hôte.
2. Ouvrez le menu déroulant sur la gauche.
3. Sélectionnez Messages programmés.
4. Sélectionnez le modèle à supprimer, faites défiler l'écran vers le bas et sélectionnez Supprimer pour supprimer tous les messages programmés n'ayant pas encore été envoyés de toutes les annonces associées à ce modèle.

Accueillir des voyageurs en équipe ou avec un co-hôte

Si vous accueillez des voyageurs en équipe, les membres disposant des autorisations de gestion des voyageurs auront accès au même ensemble de messages programmés. Tous les messages seront envoyés par le propriétaire de l'équipe. N'importe quel membre de l'équipe peut ignorer l'envoi d'un message programmé ou en modifier le contenu, ainsi que créer de nouveaux modèles que l'équipe pourra utiliser. Tous les messages enregistrés que vous avez créés seront désormais accessibles dans la section Messages de votre équipe.

Si vous hébergez des voyageurs avec un co-hôte, celui-ci peut accéder à l'historique de vos messages programmés passés et à venir, depuis le fil de discussion de chaque conversation. Le co-hôte peut également ignorer l'envoi d'un message programmé ou en modifier le contenu. Il peut également appliquer ses propres modèles à votre annonce, mais ne peut pas consulter ou modifier les vôtres.