Créez des réponses rapides programmées et envoyez-les automatiquement aux voyageurs

Vous voulez communiquer mieux et plus facilement ? Utilisez les réponses rapides pour gagner du temps en envoyant automatiquement des messages à des moments clés tels qu'une nouvelle réservation, une arrivée ou un départ.

Ajouter des variables pour personnaliser les modèles

Les variables sont des raccourcis que vous pouvez personnaliser pour chaque voyageur ou annonce chaque fois qu'elles sont utilisées dans un message. Vous devez fournir les informations correspondantes dans vos annonces, y compris dans certains champs d'informations facultatifs, sinon ces variables afficheront la mention Non disponible dans le message.

Réponses rapides programmées

Voici quelques exemples fréquents d'utilisation des réponses rapides programmées et des variables (indiquées en gras) :

Envoi d'un message de remerciement juste après une réservation

• Bonjour prénom du voyageur, merci d'avoir confirmé votre réservation.
• J'ai hâte de vous accueillir le date d'arrivée à partir de heure d'arrivée, l'heure d'arrivée convenue.
• Voici un rappel du règlement intérieur : règlement intérieur.

Envoi d'un rappel concernant l'arrivée quelques jours avant le début du voyage

• L'adresse du logement est adresse et voici l'itinéraire à suivre : itinéraire.
• Le nom du réseau wifi est nom du wifi et le mot de passe est mot de passe wifi.
• N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de conseils sur ville.

Envoi d'un rappel de fin de séjour en début de journée, la veille du départ

• Rappel : votre départ est prévu demain (date de départ) avant heure de départ
• Si besoin, voici votre code de confirmation : code de confirmation.

Gagner du temps avec les réponses rapides

Vous pouvez paramétrer des réponses rapides : il s'agit de modèles de messages que vous trouverez dans la section Messages qui vous aideront à simplifier vos communications sur des sujets courants.

Les réponses rapides sont des messages courts qui permettent de répondre à des questions précises. Vous pouvez les rédiger à l'avance pour les envoyer lorsque l'occasion se présente pendant la discussion avec un voyageur. Vous pouvez personnaliser ces messages en insérant des variables. Ces éléments de texte seront remplacés par des informations figurant sur votre annonce et sur la réservation de votre voyageur, comme votre règlement intérieur, le nom du voyageur et sa date d'arrivée.

Fonctionnement des réponses rapides programmées

Lorsque vous créez et programmez une réponse rapide pour une annonce, elle est appliquée aux réservations en cours et à venir. Les réponses rapides programmées sont envoyées en fonction du fuseau horaire du logement. En outre, le choix de la langue influe uniquement sur la traduction de vos variables.

Les réponses rapides ne sont pas programmées pour être envoyées par défaut. Toutefois, vous pouvez les programmer afin de les envoyer avant ou après des événements en particulier. Vous pouvez toujours décider d'ignorer un envoi, de personnaliser des messages ou de les envoyer à l'avance. Vous avez également accès à une chronologie complète de tous les messages envoyés pour chaque réservation.

Si vous préférez envoyer ces modèles manuellement au lieu de les envoyer automatiquement, consultez cet article pour en savoir plus sur les réponses rapides.

Créer une réponse rapide programmée

Messages pour les réservations de dernière minute

L'envoi de certains messages est ignoré par défaut pour les réservations de dernière minute ou les séjours courte durée. Si vous préférez que l'envoi ne puisse pas être ignoré et que ces messages soient envoyés systématiquement, activez l'option Envoyer pour les réservations de dernière minute et les séjours courte durée avant d'enregistrer le modèle. Vous recevez une notification et un e-mail lorsque vos messages sont ignorés ou envoyés à une heure non programmée.

Par exemple :

• Si un message est programmé pour être envoyé 2 jours avant l'arrivée, mais que la réservation est effectuée à la dernière minute le jour de l'arrivée :
  • Si l'option est désactivée : le message programmé sera ignoré.
  • Si l'option est activée : le message sera envoyé immédiatement au moment de la réservation.
• Si un message est programmé pour être envoyé 2 jours avant le départ, mais que le séjour dure seulement 1 nuit :
  • Si l'option est désactivée : le message programmé sera ignoré.
  • Si l'option est activée : le message programmé sera envoyé à l'heure d'arrivée que vous avez définie pour cette annonce.

Dans l'ensemble, lorsque l'option est activée, les messages dont l'envoi est programmé avant l'arrivée ne sont jamais ignorés. Nous les envoyons au moment de la réservation si l'événement déclencheur est déjà passé. Pour tous les autres messages qui seraient normalement ignorés en raison d'une réservation de dernière minute ou d'un séjour courte durée, ils sont envoyés à l'heure d'arrivée définie pour l'annonce.

Modifier une réponse rapide programmée

Chronologie des réponses rapides programmées

Vous pouvez consulter les messages programmés envoyés et à venir en accédant au fil de discussion avec le voyageur et à la chronologie des réponses rapides programmées.

Vous aurez accès à une liste où figurent toutes les réponses rapides programmées ayant été envoyées ou ignorées, ainsi que les messages dont l'envoi est programmé ultérieurement. Si un voyageur a plusieurs réservations, l'affichage de la chronologie de chacune d'entre elles peut être réduit.

Consulter les réponses rapides programmées pour une réservation en particulier

Modifier une réponse rapide programmée avant qu'elle ne soit envoyée

Grâce à la chronologie des réponses rapides programmées, vous pouvez ignorer une réponse rapide programmée à venir, l'envoyer à l'avance ou en modifier le contenu avant qu'elle ne soit envoyée, et ce, sans modifier le modèle.

Supprimer une réponse rapide programmée pour toutes les annonces

La suppression d'un modèle entraînera la suppression de toutes les réponses rapides programmées n'ayant pas encore été envoyées pour toutes les annonces associées au modèle.

Accueillir des voyageurs en équipe ou avec un co-hôte

Si vous accueillez des voyageurs en équipe, les membres disposant des autorisations de gestion des voyageurs auront accès au même ensemble de réponses rapides programmées. Tous les messages seront envoyés par le propriétaire de l'équipe. N'importe quel membre de l'équipe peut ignorer l'envoi d'une réponse rapide programmée ou en modifier le contenu, ainsi que créer de nouveaux modèles que l'équipe pourra utiliser. Toutes les réponses rapides que vous avez créées seront désormais accessibles dans la section Messages de votre équipe.

Si vous accueillez des voyageurs avec un co-hôte, celui-ci peut accéder à l'historique de vos réponses rapides programmées et à la liste de vos messages à venir depuis le fil de discussion de chaque conversation. Le co-hôte peut également ignorer l'envoi d'une réponse rapide programmée ou en modifier le contenu. Il peut également créer, modifier et appliquer ses propres modèles à votre annonce, mais ne peut pas consulter ou modifier les vôtres. En effet, les hôtes et les co-hôtes ne peuvent pas utiliser les mêmes réponses rapides.

Cherchez le mot-clé « Programmé par » dans votre chronologie afin de retrouver les détails de vos réponses rapides, y compris les messages créés par un co-hôte ou une équipe.